Die Zeiterfassungspflicht ist gekommen, um zu bleiben. Obwohl es in Deutschland bisher noch keine gesetzliche Verankerung der Pflicht gibt, beziehen sich verschiedene Gerichte bei ihrer Urteilsfindung bereits auf diese. In vielen Fällen innerhalb der EU und der Schweiz gibt es wiederkehrende Aspekte in der Urteilsfindung, die eine Arbeitszeiterfassung online befürworten:
- Arbeitsschutz: Mitarbeiter werden geschützt, indem Überstunden und Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. So lassen sich sowohl Überarbeitung als auch Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz vermeiden.
- Transparenz: Die Arbeitnehmer können eine Verbesserung der Transparenz wahrnehmen. Gleichzeitig bekommen Arbeitgeber einen Überblick über wichtige Auswertungen, wie geleistete Arbeitsstunden, Pausenzeiten und Überstunden.
- Nachweisfunktion: Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten kann als Beweismittel bei Streitigkeiten über Arbeitszeiten oder bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden genutzt werden.
- Einhalten von Arbeitszeitgesetzen: Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter gehen sicher, dass sie die gesetzlichen Vorschriften zu maximalen Arbeitsstunden, Mindestruhepausen und Ruhezeiten einhalten.
- Gleichbehandlung aller Arbeitnehmer: Auch die Gleichberechtigung kann eine Rolle spielen. So ist in einigen Fällen ausschlaggebend, dass alle Arbeitnehmer unabhängig von ihrer Position oder Art der Beschäftigung gleichermaßen ihre Stunden erfassen.
Was ist Online-Zeiterfassung?
Wer seine Arbeitszeiterfassung online durchführt, nutzt in der Regel eine Software. Diese wird im gesamten Unternehmen dafür genutzt, die erbrachten Stunden sicher, verlässlich und systematisch zu tracken. Überstunden, Abwesenheiten und mehr können die Mitarbeiter auf diese Weise direkt in einem Zeiterfassungsprogramm im Browser aufrufen und jederzeit einsehen.
Manuelle Methoden der Stundenerfassung haben dank der Online-Zeiterfassung ausgedient; © Pexels.com
Das sind die Vorteile bei der Zeiterfassung mit einem Online-Programm
Eine effiziente Stundenerfassung ist im Arbeitsalltag unerlässlich. Doch was passiert, wenn Unternehmen keine moderne Zeiterfassungssoftware dafür einsetzen? Die Vorteile einer Online-Lösung reichen von gesteigerter Transparenz bis hin zu rechtlicher Sicherheit, während die Abwesenheit solcher Systeme zu einer Reihe von Nachteilen führen kann. Darunter fallen unter anderem Produktivitätsverluste und rechtliche Risiken. Unsere Gegenüberstellung beleuchtet, wie entscheidend Zeiterfassungssysteme für den Erfolg und die Effizienz moderner Organisationen sind.
| Mit Online-Zeiterfassung | Ohne systematische Zeiterfassung |
|---|---|
| Automatisierung reduziert administrativen Aufwand und Fehlerquellen. | Manueller Aufwand für Stundenerfassung erhöht Fehleranfälligkeit und benötigt mehr Personalressourcen. |
| Zugriff in Echtzeit fördert Transparenz und Vertrauen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. | Mangelnde Transparenz kann zu Misstrauen führen und die Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern erschweren. |
| Unterstützt flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice durch präzise Arbeitszeiterfassung, die online zu jeder Zeit und an jedem Ort möglich ist. | Schwierigkeiten bei der Integration flexibler Arbeitszeitmodelle und Homeoffice aufgrund unzureichender Erfassungsmöglichkeiten. |
| Ermöglicht detaillierte Auswertungen und Berichte, was zu einer besseren Personalplanung beitragen kann. | Fehlende Datenanalyse kann zu ineffizienter Ressourcenallokation und Lücken in der Personalplanung führen. |
| Rechtssicherheit durch Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, tariflicher und betrieblicher Vorgaben; solide Datenbasis im Streitfall. | Rechtliche Risiken durch potenzielle Nichteinhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften und fehlende Dokumentation. |
| Effizienzsteigerung durch Analyse der Arbeitszeitdaten; Aufarbeitung von Über- und Unterdeckungen. | Produktivitätsverluste aufgrund mangelnder Einsicht in Arbeitsabläufe und ungenutztes Optimierungspotenzial. |
Diese drei Gründe sprechen dafür, die Arbeitszeiterfassung online durchzuführen
Flexibilität und Transparenz am Arbeitsplatz spielen für Mitarbeiter eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die diese Eigenschaften aufweisen, können auf dem Arbeitnehmermarkt häufiger neue Talente gewinnen. Um genau diese Anforderungen zu erfüllen, ist die Online-Arbeitszeiterfassung eine entscheidende Basis.
Sie ermöglicht neben dem detaillierten Überblick über Arbeitsstunden und Pausen ebenfalls ein effektives Zeitmanagement und flexible Arbeitsmodelle. Dieser Ansatz erfüllt die Bedürfnisse von Arbeitnehmern und moderner Institutionen gleichermaßen – von der Gewährleistung der Einhaltung von Arbeitszeiten bis hin zur Anpassung an die flexible Arbeitsgestaltung, die besonders bei jüngeren Generationen hoch im Kurs steht.
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1. Mit Zeiterfassung den Überblick behalten
Wie viel habe ich wann gearbeitet? Bin ich auf meine Wochenarbeitszeit gekommen und habe ich die Ruhepausen eingehalten? Das sind Fragen, die sich Mitarbeiter stellen. Unternehmen interessieren dagegen, wie effektiv ein Team ist, ob häufiger Mehrarbeit als in anderen Teams anfällt und wie das eventuell mit Krankheitsfällen zusammenhängt. Eine Online-Zeiterfassung kann dabei helfen, genau diesen Überblick zu bekommen. Denn Mitarbeiter und Arbeitgeber erhalten dadurch gleichermaßen mehr Transparenz über die erbrachten Leistungen. In einem digitalen Stundenkonto lassen sich Stunden jederzeit einsehen. So können Mitarbeiter sichergehen, dass die Zeiten eingehalten bzw. nicht über- oder unterschritten werden.
2. Bessere Möglichkeiten hinsichtlich Zeitmanagement
Übersichtlichkeit und Zeitmanagement gehen bei der Stundenerfassung Hand in Hand: Denn das eine begünstigt das andere. Wer einen Überblick über die erbrachte Arbeitszeit hat, weiß gleichzeitig, ob wirklich effektiv gearbeitet wurde. Dies wird insbesondere in Verbindung mit einer Software zur Projektzeiterfassung deutlich: Sie zeigt auf, ob angesetzte Zeiträume für bestimmte Aufgaben ausreichen und wie viel Zeit genau mit welchen Aufgaben verbracht wurde.
Zukünftig können Planungsverantwortliche mithilfe der Analysen Ableitungen erstellen, um für kommende Projekte dieser Art besser zu kalkulieren. Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten auf diese Weise also einen Überblick über den tatsächlichen Aufwand. Gleichzeitig bekommen Unternehmen und Mitarbeiter die Möglichkeit, bestehende Workflows zu überarbeiten. Denn durch die Online-(Projekt-)Zeiterfassung wird ersichtlich, ob Mitarbeiter effektiv arbeiten oder, ob an der Projektplanung gefeilt werden muss.
3. Arbeitszeiterfassung ermöglicht Flexibilität
Eine geregelte Online-Arbeitszeiterfassung hält gleichzeitig Potenziale für mehr Flexibilität bereit. Denn durch die genaue Feststellung der erbrachten Zeiten können Mitarbeiter flexibler arbeiten. Das fördert die Selbstbestimmung im Betrieb und kann zu gesteigerter Motivation führen. Vormittags einige Stunden im Büro und nachmittags den Rest im Homeoffice: Eine App zur Zeiterfassung oder ein browserbasiertes System machen es ganz einfach, die erbrachte Arbeitsleistung zu erfassen. Überstunden können Arbeitnehmer auf einem Gleitzeitkonto ansammeln, um etwa an anderen Tagen eher Feierabend zu machen.
Starre Arbeitszeitmodelle können insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen der jüngeren Generationen nicht mehr mithalten: Denn die Generation Z legt viel Wert auf eine flexible und eigenständige Einteilung der Arbeitszeiten. Diese Anforderung fließt in die Wahl des Jobs ein und kann maßgeblich die Suche nach einem potenziellen Arbeitgeber beeinflussen. Zeiterfassung online mithilfe einer umfassenden HR-Software durchzuführen, unterstützt Unternehmen dabei, diese und viele weitere Anforderungen der jüngeren Generationen umzusetzen.
Eine Lösung zur Stundenerfassung bringt für Unternehmen und Mitarbeiter diverse Vorteile mit sich; © GFOS mbh
Praktische Funktionen einer Online-Zeiterfassung im Überblick
Modernes und dezentrales Arbeiten erfordern einige grundlegende Funktionen zur besseren Organisation des Arbeitsalltags. Zudem ist jedoch die sichere und systematische Zeiterfassung ausschlaggebend, um Zeiterfassungspflicht, Arbeitszeitregelungen und mehr einzuhalten. Einige der wichtigsten Funktionen bei einer softwaregesteuerten Stundenerfassung sind dabei:
- Zeitbuchungen: Die wichtigste Funktion beschreibt das Ein- und Ausstempeln. Mitarbeiter können im Browser oder in einer dazugehörigen App ihre Arbeitszeiterfassung online durchführen und die Buchungen minutengenau eingeben oder bei bestehender Berechtigung bearbeiten bzw. löschen.
- Zeitsalden einsehen: Wie viele Stunden habe ich diese Woche oder diesen Monat gearbeitet? Wie viele Überstunden habe ich schon gemacht? Anstatt manuell mit einem Überstundenrechner zu arbeiten, können Arbeitnehmer Plus- und Minussalden zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehen.
- Abwesenheitsplanung: Zur Online-Zeiterfassung gehört genauso die Planung von Urlaub und anderen Abwesenheiten. Mithilfe eines Kalenders können Mitarbeiter und Führungsverantwortliche einen Überblick über vergangene und zukünftige, sowie geplante und ungeplante Fehlzeiten behalten und sich auf eine valide Abwesenheitsmanagement-Software verlassen.
- Anträge senden & genehmigen: Ob Urlaub, Seminar oder Elternzeit – Anträge gehören zum Arbeitsleben dazu. Mithilfe eines Mitarbeiterportals (ESS, Employee-Self-Service) können sämtliche Anträge digital übermittelt und genehmigt bzw. storniert, korrigiert oder abgelehnt werden. Das beschleunigt HR-Prozesse um ein Vielfaches.
Haben Sie bereits über eine systematische Zeiterfassungslösung für Ihre Organisation nachgedacht? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die sich dafür anbieten. Ob online, per App oder am Terminal mit einem Chip oder einem Mitarbeiterausweis: Unsere IT-Experten beraten Sie gerne umfassend zu diesem Thema.
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